Moderna organisationer låser varken sin arbetskraft eller information till interna IT-system. Det blir allt viktigare för anställda att kunna arbeta när som helst, var som helst och med vilken enhet som helst (mobil, pc, läsplatta etc). Att tvingas till en arbetsplats på ett kontor för åtkomst till system och data hämmar i många fall produktivitet och flexibilitet. Den här utvecklingen drivs till stor del av den mobila revolutionen vi upplever just nu, med plattor och mobila enheter som på många sätt kan ersätta en PC som fanns för några år sedan. Dessutom är medarbetarna ofta inte anställda utan arbete bedrivs med lika många anställda som externa resurser.
På samma sätt som system, funktioner och tjänster behöver vara åtkomligt för alla medarbetare, från alla enheter och från alla platser är inte information antingen intern eller extern. Information kan till och med under livscykeln vid vissa tillfällen endast vara åtkomlig internt och vid andra tillfällen ska den nås även av utpekade externa personer. Ett modernt system löser den här typen av informationsdelning, oberoende av plats, enhet eller person. Utan att användaren behöver kopiera information mellan olika system. Utan att användaren ska skicka e-post med bilagor. Utan att IT-avdelningen ska ge en extern person tillfällig åtkomst till interna system. Detta koncept kallas hybrid informationshantering och kan tillämpas för t ex dokumenthanteringssystem eller projektplatser.
Ett avtal som tas fram internt ska granskas och kompletteras av en extern jurist. Fotografier tas av en extern bildbyrå och ska godkännas internt och sedan retuscheras. En ritning granskas av externa experter och kompletteras av andra för att slutligen fastställas internt. Dessutom kan alla dessa informationstyper genomgå nya revisionsrundor där liknande samarbete mellan externa och interna parter genomförs automatiskt. Det är också viktigt att påpeka att information vid vissa tillfällen eller av vissa typer absolut inte ska vara externt åtkomlig vilket alltså också måste gå att styra.
Det finns nya lösningar för samarbete över organisationsgränserna. Kontrollera och dela information med leverantörer, konsulter, entreprenörer eller andra externa parter utan att tappa kontrollen. Du behåller spårbarhet, versionshistorik och kan också implementera arbetsflöden där uppgifter fördelas mellan interna och externa användare. Information som enbart ska vara intern förblir sådan. Information som ibland ska vara intern och ibland extern kan hanteras. Information som alltid ska delas internt och extern kan finnas - utan bilagor i e-post eller med externa molntjänster där någon annan äger datan.
